Pflegedokumentationssystem, Personaleinsatzplanung oder gar intelligente Assistenzsysteme wie Sturzdetektoren – die Zahl von unterstützenden digitalen Systemen für Pflegeheime ist mittlerweile gross. Mit dem vom Bund geförderten und vom Gesetz geforderten elektronischen Patientendossier (EPD) kommt eine weitere Komponente hinzu. Wie können Sie die passendsten Systeme und Möglichkeiten für ihr Pflegeheim auswählen, damit die Einführung des EPD für Ihre Institution nicht einfach zur Beschaffung eines weiteren, neuen und teuren Tools wird?

In Pflegeheimen werden immer mehr Arbeitsabläufe digital geregelt und Informationen digital gespeichert. Mit der Digitalisierung sollen Prozesse in Pflegeheimen effizienter und für Patientinnen und Patienten sicherer werden. Vom Bund wird diese Entwicklung gefördert. Ein Beispiel für die Einführung von solchen neuen Systemen ist das elektronische Patientendossier (EPD).

Mit der Annahme des EPDG (Gesetz zum elektronischen Patientendossiers) wurden Pflegeheime verpflichtet, bis im April 2022 ihren Patientinnen und Patienten ein EPD anbieten zu können. Ob dabei die Patientendaten manuell von einer Pflegefachperson in das EPD geladen oder ob die verschiedenen Systeme im Pflegeheim direkt an die EPD-Plattform angeschlossen werden, kann die Leitung jedes Pflegeheims selber entscheiden. Die technischen Voraussetzungen zur Anbindung der Systeme sind detailliert beschrieben. Verschiedene Anbieter decken bereits heute alle Voraussetzungen ab, um entweder ein bestimmtes System (wie beispielsweise das ERP) oder verschiedene Systeme durch einen Adapter an das EPD anschliessen zu können.

Doch welches System und welche Anbindungsvariante soll ein Pflegeheim wählen? Herausfordernder als die technischen Aspekte sind für ein Pflegeheim sicherlich die organisatorischen und strategischen Fragestellungen. Wie bei der Beschaffung von anderen digitalen Lösungen soll dabei der Zweck der Lösung im Vordergrund stehen, damit sichergestellt wird, dass «nicht schon wieder ein neues Tool» beschafft wird.

Aus der Erfahrung haben wir gelernt, dass die Erhebung der Anforderungen an die neue Lösung für die Beschaffung und Implementierung eines neuen Systems besonders wichtig ist und oftmals vernachlässigt wird. Bei grossen Projekten wie der Einführung des EPD empfehlen wir deshalb, als Vorbereitung die Anforderungen an das System genau zu analysieren. Wir haben mit folgendem Vorgehen gute Erfahrungen gemacht:

1. Ermitteln
Wer ist vom System betroffen und was sind deren Bedürfnisse? Was soll das System zwingend leisten? Um Anforderungen zu ermitteln, nutzen wir verschiedene Vorgehensweisen, um die bewussten und unbewussten Erwartungen an das System zur erfassen. Im Fall der Anbindung an das EPD kann die Erwartung sein, dass sich die Leitung eine möglichst gute Vernetzung mit anderen Institutionen wünscht oder dass vor allem einfach die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden müssen. Je nach Erwartung und Bedürfnis sind schliesslich andere Lösungen passend.

2. Dokumentieren
Die ermittelten Anforderungen und Bedürfnisse müssen einheitlich dokumentiert und beschrieben werden, so dass die Inhalte vergleichbar und verständlich für alle Beteiligten sind. Unabhängig von ihrer Position im Unternehmen, sollen die Betroffenen und Beteiligten die Anforderungen und Bedürfnisse an das System dokumentieren können.

3. Abstimmen
Die Mitarbeitenden in Pflegeheimen sind unterschiedlich stark von einem neuen System betroffen und haben deshalb auch verschiedene Ansprüche, die sich widersprechen können. Deshalb müssen Anforderungen abgestimmt und priorisiert werden.

4. Strukturieren
Anforderungen können sich im Laufe eines Projekts verändern und müssen deshalb laufend aktualisiert werden. Um die verschiedenen Anforderungen untereinander vergleichen und priorisieren zu können, werden sie strukturiert. So werden beispielsweise ähnliche Anforderungen gruppiert oder ältere Anforderungen aktualisiert oder wenn nötig gestrichen.

Bei der Einführung eines EPD ist die Erhebung der Anforderungen ein wichtiger erster Schritt in einem grösseren Projekt. Wir haben für Sie hier Unterlagen zusammengestellt, die Ihnen auf diesem herausfordernden Weg Unterstützung bieten sollen.

Bei Fragen oder Anmerkungen zu den Unterlagen, zu Ihrem Vorhaben oder zu ganz konkreten Schwierigkeiten auf Ihrem Weg in Richtung EPD freuen wir uns auf Ihre Anfrage!

Ihr Ansprechpartner

Lukas Kindler Consultant lukas.kindler@app.ch

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